Event Manager – Rendezvényszervezés felsőfokon

Szólni kíván

A rendezvény szólni kíván:

• Vállalatok PR-, kommunikációs-, és marketing munkatársaihoz
• Rendezvénymenedzserekhez, és rendezvényekért felelős vezetőkhöz
• Belső kommunikációért felelős HR szakemberekhez
• Minden olyan vezetőhöz, aki stratégia fontosságúnak tartja az események, mint kommunikációs eszköz alkalmazását.
• Szívesen látjuk rendezvényszervező és kommunikációs ügynökségek vezetőit is.

Szakembereink

Szakértőink:

• Görög Ibolya, ügyvezető, G-Protokoll Bt.
• Horányi Emese, vezető kommunikációs szakértő, CIB Csoport
• Nagy Gergely, rendezvényszervezési vezető, Coca-Cola HBC Magyarország Kft
• Tordai Bálint, tulajdonos, event marketing szakértő, tanácsadó, BO Event

1.nap

1.nap: 2014. július 1., kedd, 9.00-16.00: A corporate (üzleti) rendezvények szervezése és lebonyolítása

Üzleti rendezvények típusai és sajátosságai

• reprezentációs rendezvények
• nyílt fogyasztói rendezvények
• konferencia típusú üzleti rendezvények
• bemutató típusú üzleti rendezvények
• komplex rendezvények

• Definíciók
  • a rendezvényügynökségek helye a rendezvényszervezésben
  • ügynökségek felépítésének és működésének bemutatása
  • ügynökségi munkakörök
    • • A rendezvényigazgató munkájának bemutatása
      • A rendezvényszervező (project manager) munkájának bemutatása
        • Kapcsolata a rendezvényigazgatóval
      • Egyéb, támogató pozíciók munkájának bemutatása
        • Kapcsolatuk a rendezvényszervezővel
        • Kapcsolatuk a rendezvényigazgatóval
  • piaci szereplők meghatározása és egymáshoz való viszonyuk
• A Rendezvényszervezési folyamat

• • Tervezés
  • Előkészítés, szervezés
  • Lebonyolítás (építés, lebonyolítás, bontás)
  • Utómunkálatok

• A folyamatokhoz kapcsolódó fázisok és dokumentumok
  • A tervezés szakasz mérföldkövei (ügyfél és ügynökségi oldalról - brief elkészítése, rebriefing, személyes prezentáció, ajánlatok, koncepciók értékelése, összehasonlítása, pályázat nyertesének kiválasztása, koncepció és rendezvényterv elfogadása, költségvetés-tervezet elfogadása, szervezési forgatókönyv elfogadása, megbízás)
  • A tervezési szakasz dokumentumai (brief, prezentációs anyag, referenciák, költségvetés-tervezet, szervezési forgatókönyv stb.)
  • A szervezési szakasz mérföldkövei (ügyfél és ügynökségi oldalról - rendezvényterv pontosítása, helyszínbejárás, alvállalkozói megállapodások, megbízási szerződések aláírása, végleges költségvetés összeállítása, lebonyolítási forgatókönyv elkészítése, stáblista elkészítése)
  • A szervezési szakasz dokumentumai (végleges rendezvényterv, alvállalkozói megbízási szerződések, végleges költségvetés, látványtervek, helyszín- és elrendezési rajzok, lebonyolítási forgatókönyv, stáblista)
  • A lebonyolítási szakasz mérföldkövei (ügyfél és ügynökségi oldalról)
    • • Építés (helyszín átvétele, beszállítók fogadása, eligazítások, megrendelő képviselőinek fogadása, főpróbák, vendégútvonal végigjárása)
      • Lebonyolítás (vendégérkezés, regisztráció, ruhatár, folyamatos vendégútvonal ellenőrzés, általánosan felmerülő problémák kezelése, színpadi produkciók levezénylése, vendéglátás ellenőrzése, vendégek távozásához kapcsolódó feladatok, dokumentáció)
      • Bontás (szakszerű bontási feladatok, bontási forgatókönyv szerinti eltelepülés, helyszín visszaadása)
  • Az utómunkálatok (ügyfél és ügynökségi oldalról - munkatársak észrevételei, részvevők elégedettségének szondázása, személyes értékelés, tapasztalatok rögzítése, rendezvényemlékeztetők és köszönőlevelek kiküldése, partnerlista frissítése, fotó- és videódokumentáció begyűjtése, rendszerezése és megküldése)
  • Változás- és válságmenedzsment a szervezési és lebonyolítási fázisok során
    • • Létszámváltozással kapcsolatos teendők
      • Felkészülés a váratlan eseményekre stb.

AKTÍV BLOKK

A képzés résztvevői csoportmunkában elkészítik egy fiktív üzleti rendezvény brief-jét, prezentációját és ütemtervét.

A rendezvények 4 alappillére

• Helyszín
• Program, műsor
• Vendéglátás
• Dekoráció

A 4 alappillér meghatározása a szervezési folyamat fázisaiban.

A sikerben rejlő részletek

• Hogyan találhatja meg a megfelelő helyszínt a rendezvényhez? Milyen buktatók lehetnek a helyszínen?
• Kreatív ötletek tárháza: honnan meríthet újabb és újabb ötleteket a rendezvényhez?
• Kreatív catering
• Dekoráció
• A kreatív koncepció

Előadó: Tordai Bálint, tulajdonos, event marketing szakértő, tanácsadó, BO Event

2.nap

2.nap: 2014. július 2., szerda, 9.00-16.00: Ügynökségekkel és nélkülük, esettanulmányok

9.00-13.00

Ügynökségek együttműködése a sikeres vállalati rendezvény érdekében

Ki lehet VIP vendég az Ön rendezvényén?

Az ideális eset bemutatása

• Ügynökségek működési területe, partner vagy versenytárs?
• Kinek mi az input és az output?
• Stratégia kialakítása vagy leképezése egy rendezvény esetében
• PR és event feladatok egymást támogatva

VIP vendégek a vállalati rendezvényen

• Kik számítanak VIP vendégnek?
• Milyen különleges feladatok kapcsolódnak a VIP vendégekhez?
• Egyeztessen a rendezvény előtt a VIP vendéggel!
• Protokolláris kérdések

AKTÍV BLOKK

A rendezvény kommunikációs eszközei

• Meghívók készítése
  • Hogyan keltse fel a célcsoport érdeklődését a rendezvény iránt?
  • Vajon hány résztvevőre számíthat?
  • Szerezze meg a “véleményvezért”!
• Marketingeszközök tervezése
  • Promóció, Flyer, Give Aways, plakátok, transzparensek
  • Mit tartalmazzanak a fenti eszközök?

Újságíró helye és szerepe a rendezvényen

• Mikor érdekes egy esemény a sajtó számára?
• Kinek lehet érdekes az Ön eseménye?
• A sajtóanyagok előkészítése:
  • Használjon fotókat!
  • Mire ügyeljen a sajtóanyag megfogalmazásánál?
• Készítsen sajtóközleményt!

Az esemény értékelése: sikerfaktorok az eseményszervezésben

• Event Controlling: mivel mérhető az esemény sikere?
• Mikor sikeres egy esemény? Milyen kritériumok mentén mérje a sikert? Kinek mi a siker?
• A megszerzett adatok feldolgozása, marketing célokhoz történő felhasználásra való előkészítése

A blokk előadói:

Horányi Emese, vezető kommunikációs szakértő , CIB Csoport

13.00-14.00 Ebédszünet

Vállalati esettanulmány

14.00-16.00 Sport- és Családi napok, Céges rendezvények

• Melyek a saját szervezés buktatói?
• Mit kell figyelembe venni a programok kiválasztásánál?
• Mitől lehet mindig jobb egy esemény?
• Hogyan lehet beosztani a megadott keretet?
  • Hogyan kell kialakítani a megkívánt színvonalnak megfelelő költségvetést?
  • Min lehet spórolni, és min nem ajánlott spórolni?
• A helyszínválasztás titka
  • Milyen a megfelelő helyszín?
  • Mire kell figyelni a helyszín kiválasztásakor?
  • Milyen szolgáltatások szükségesek/igényelhetők a helyszínen? (biztonsági szolgálat, orvos, stb.)
• A megfelelő partnerek megtalálása – díszítés, ellátás, technika
  • Mire kell figyelni a partnerek kiválasztása során?
  • Szerződéskötés a partnerekkel
• Rendezvények és a vállalati értékrend kapcsolata
  • Hogyan erősíti a helyszín a rendezvénykoncepcióját, a vállalati értékrendet?
  • Miként fejezik ki a rendezvény elemei a vállalati irányelveket, stratégiát?

Előadó: Nagy Gergely, rendezvényszervezési vezető, Coca-Cola HBC Magyarország Kft.

3.nap

3.nap: 2014. július 3., csütörtök, 9.00-16.00: Európaiság – Hitelesség – Protokoll a rendezvényeken

A zónák és szerepük

• kézfogás
• székek közötti távolság
• asztalformációk
• prezentációszervezés

A közlés tartalma és a konvenciók

• a helyes verbalitás (tegezés, magázás, megszólítás, köszönés)
• a helyes vokalitás (helyes beszéd, agresszivitás kezelése, rászólni a vendégre)

A non-verbális közlés elsődlegessége

• Testbeszéd (hogyan kell állni, kísérni, meggyőzni)
• Ülésmódok
• Befogadás – kizárás

Az öltözködés

• Férfi - és női öltözködési hibák, tévedések
• Formaruha
• Öltözködési előírások a vendégeknek és a rendezvényben dolgozóknak

A vendég érkezése

• a vendég kísérése,
• regisztráció
• ruhatár
• mosdó
• stb.

Étkezési ültetési rendek - A vendég értesítése erről

Hivatalos étkezéses alkalmak

• fajtái
• célja
• rendezésük alapelvei

Egy pohár pezsgő à koktél à állófogadás à buffet-dinner à díszétkezés

A nap előadója: Görög Ibolya, ügyvezető, G-Protokoll Bt.

PDF letöltés

A rendezvény programját megtekintheti itt PDF formátumban.