Dokumentumkezelés 2014
Bevezető
Érdemes lenne kicsit más megközelítésbe helyezni az e-dokumentumkezelést, túllátni a papírmentes iroda vízióján és sorra venni a mérhető eredményeit a rendszer alkalmazásának: költséghatékonyság, költségcsökkentés, idő, emberi ráfordítás megtérülés, gyorsuló munkafolyamatok, visszakereshetőség, nyomonkövethetőség egyszerűsítése.
Mindemellett számos aktualitás kapcsolódik az e-dokumentumkezelés témaköréhez: a megőrzési policy-k, a zárt arciválórendszer kialakítása a NAV iránymutatásai alapján, és a polgári perrendtartás szabályozásának kilátásba helyezett változása.
Változott továbbá a Ptk., ennek egyes rendelkezései összefüggésben vannak az e-aláírással és egyre több vállalatot foglalkoztat az e-dokumentumok tárolásának fizikai kihelyezése, ehhez szorosan kapcsolódóan pedig a felhőszolgáltatások és a dokumentumok biztonságos tárolása. Továbbra is meghatározó a hitelesítés, e-aláírás és a tanúsítási eljárás folyamata, valamint az e-számlázáshoz kapcsolódó megvalósítások és a workflow-k, amelyek alkalmazása megkönnyíthet egyes munkafolyamatokat.
Konferenciánkon bemutatjuk mindazokat az aktualitásokat, amelyek meghatározzák a piaci szereplők mindennapjait, választ és megoldást kínálunk a felmerült kérdésekre jogalkotói: KIM, hatósági: NAV, a bíróság és a felügyelet: NBF valamint vállalati oldalról és rendezvényünk lehetőséget, fórumot nyújt arra, hogy a szakma képviselői mindezeket a kérdéseket megvitassák.
Tavalyi konferenciánk résztvevői mondták:
„Tökéletes képet kaptam az elektronikus dokumentumkezelés aktuális problémáiról és buktatóiról, emellett figyelemfelkeltő megoldási lehetőségeket láthattunk.” (Bódi Lászlóné, iktatórendszer alkalmazásgazda, KIM Kormányzati Iratkezelési Főosztály )
„Az előadók tapasztalata alapján a meglévő problémák új megvilágításában kerültek felszínre, ami alapján új megoldások születhetnek.” (Gazsó Bertold, DMS rendszeradminisztrátor, AUDI Hungária Motor Kft. )
„Átfogó képet adott a jelenlegi magyarországi dokumentumkezelés helyzetéről.” (Kovács Gábor, Rendszerfejlesztési csoportvezető, FŐZÁZ Zrt. )
„Teljes áttekintést adott a dokumentumkezelés témájáról.” (Sonnevend Balázs, Stream lead, Erste Group Bank AG )
A rendezvény főbb témái:
- Milyen (a papírmentes iroda vízióján túli) mérhető eredménye van a dokumentumkezelő rendszerek alkalmazásának?
- E-aláírás, hitelesítés, tanúsított rendszer
- EU-s rendelettervezet hatásai az e-dokumentumkezelésre
- E-számla: jogi, informatikai vagy számviteli kérdés?
- NAV állásfoglalása a zárt archiváló rendszer kialakításáról
- E-dokumentumok biztonsága – információbiztonság aktualitásai
- Felhőszolgáltatások és a dokumentumkezelés összefüggései
- Megőrzési policy-k: tárolás, megőrzés, megsemmisítés kérdései
- Hogyan lehetne workflow-val támogatni az egyes munkafolyamatokat?
- Mikor változik a polgári perrendtartás?
Előadók
- Czöndör Szabolcs, Főosztályvezető, KAIG Ellenőrzést Támogató Főosztály, Nemzeti Adó- és Vámhivatal
- dr. Csapodi Márton, Alelnök, Magyar Elektronikus Aláírás Szövetség
- Erdősi Péter Máté, Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatási szakértő
- Hegedűs Tamás, Elnökhelyettes, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzeti Biztonsági Felügyelet
- Dr. Horváth Zsolt, Csoportvezető bíró, Budapest Környéki Törvényszék Polgári, Közigazgatási-Munkaügyi Kollégium Polgári Elsőfokú Szakág
- Jankó Csaba, Vezető, Vevők/ Folyamatirányítás folyószámlák, AUDI Hungária Motor Kft.
- dr. Kiss Attila Balázs, IT jogtanácsos, OTP Bank Nyrt.
- Kisteleki Tamás, Infokommunikációs stratégiai szakértő, DMS Működtetés Projekt kulcs projekttag, MÁV Magyar Államvasutak Zrt., Infokommunikációs Igazgatóság
- Orosz Zsuzsanna, SAP Iroda Csoportvezető Informatikai Osztály, Fővárosi Vízművek Zrt.
- dr. Paróczi Péter, Vezető jogtanácsos, Samsung Electronics Magyar Zrt.
- Pataki Tamás, Business Development Manager, Canon Hungária Kft.
- Szántóné Nagy Andrea, Központi irattár vezető, Chinoin Zrt.
- Szebényi Zoltán, Szolgáltatási igazgató, MVMI Informatika Zrt.
- Varga Ildikó, Szállítói és vevői elszámolások központvezető, Magyar Telekom Nyrt.
- Varga László, Operatív igazgató, DMS One Zrt.
Szólni kíván
Rendezvényünket ajánljuk nagyvállalatok, a vállalati és a közszféra
- Informatikai, IT vezetőinek és munkatársainak
- Dokumentumtár vezetőinek
- Adminisztrációs vezetőinek
- Tájékoztatási és dokumentumkezelési vezetőinek
- Hálózati dokumentációs vezetőinek
- Archiválási folyamatokért felelős személyeihez
- azon vállalatok szakembereinek, akik költséghatékonyságra törekednek a dokumentumkezelés megvalósításának eredményeként.
1. nap
8:30 Regisztráció
8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről
A nap elnöke: Kisteleki Tamás, Infokommunikációs stratégiai szakértő, DMS Működtetés Projekt kulcs projekttag, MÁV Magyar Államvasutak Zrt., Infokommunikációs Igazgatóság
A dokumentumkezelő rendszer hatékonysága, visszamérhetősége, eredményessége
9:00-9:40 Milyen mérhető eredménye van a dokumentumkezelő rendszerek alkalmazásának?
- Milyen költségmegtakarítást, költségcsökkentést eredményezhet egy hatékony dokumentumkezelő rendszer?
- Milyen (a papírmentes iroda vízióján túli) kézzelfogható, költséghatékonyságban is mérhető eredménye van a dokumentumkezelő rendszerek alkalmazásának?
- Milyen előnyökkel jár, ha minden dokumentum elérhető elektronikusan?
- Miként valósítható meg, hogy a dokumentumok nyomon követhetőek, visszakereshetőek, ellenőrizhetőek legyenek?
- Milyen megoldás ismert a szövegbányászat, a nyelvi szakadék áthidalására jelenleg a dokumentummenedzsment eszközeivel?
- Mit lehet még ahhoz tenni, hogy minél gyorsabban elérhetővé váljanak az adatok?
- Hogyan csökkenthető a papír mennyisége, még akkor is, ha továbbra sem sikerül megszabadulni a papírtól?
- Milyen megoldás van az e-dokumentumkezelő rendszerek hatékonyságának visszamérhetőségére?
- Van-e a LEAN és a papírmentes iroda között összefüggés?
Előadó: Jankó Csaba, Vezető, Vevők/ Folyamatirányítás folyószámlák, AUDI Hungária Motor Kft.
9:40-10:20 A professzionális archiválás eszközei
- A szkennelés kicsi, de kritikus láncszem a digitalizálási folyamatban
- Előnyök - költségek – kockázatok. Rövid esettanulmányok
- A fejlődés katalizátorai, trendek
Előadó: Pataki Tamás, Business Development Manager, Canon Hungária Kft.
10:20-10:50 Kávészünet
10:50-11:30 Milyen a jó dokumentumkezelő rendszer?
- Milyen szempontok szerint érdemes a dokumentumkezelő rendszer kiválasztása?
- Hogyan alakítsunk ki egy tökéletes e-dokumentumkezelő rendszert, mely alkalmas a beérkezéstől, ügyintézésen, irattároláson, levéltározáson keresztül a selejtezésig kezelni a dokumentumokat? – kontrollpontok beépítésével
- A bevezetés folyamata, bevezetési erőforrás igény
- Tud-e a dokumentumkezelő rendszer többféle dokumentumot kezelni: word, excel és tudja-e ezeket értelmezni?
- Kezeli-e mindegyik fajta verziót?
- Képes-e arra, hogy bármilyen irathoz bármilyen iratot kapcsoljon? Például az E-dokumentumhoz a papír alapút hozzárendelje?
- Képes-e arra, hogy bármilyen irathoz bármilyen iratot kapcsoljon? E-dokumentumhoz a papír alapút hozzárendelje
- Mi a kapcsolat a dokumentumkezelés, workflow és csoportmunka kezelés között?
- Miként valósítható meg magas hatékonysággal a szkennelt dokumentumokból az adatok kinyerése?
Előadó: Varga László, Operatív igazgató, DMS One Zrt.
11:30-12:10 Dokumentumkezelő rendszer – iratkezelő rendszer bevezetése ESETTANULMÁNY
- Miért fontos a már meglévő rendszer, a helyi sajátosságok megfelelő felmérése a bevezetést megelőzően?
- Milyen segítséget nyújt a dokumentumkezelő rendszer bevezetését megelőzően a folyamatstandardizálás? – folyamatok kialakítása
- Mennyiben segít, ha vezetői oldalról, nagyon magas szintről irányítják az elektronizálás bevezetését?
- Mik a tipikus hibák? Melyek a csapdák bevezetéskor, amik elkerülhetőek?
- Hozott-e változást a vállalati munkafolyamatokban a tavaly módosult iratkezelésre vonatkozó kormányrendelet?
- Milyen érvekkel lehet egy vezetőt meggyőzni a dokumentumkezelés bevezetésének fontosságáról? – megtérülés, tényleges papírmennyiség tárolása
- Hogyan lehet elkerülni az adatvesztést a dokumentumkezelő rendszerek cseréjénél?
Előadó: Kisteleki Tamás, Infokommunikációs stratégiai szakértő, DMS Működtetés Projekt kulcs projekttag, MÁV Magyar Államvasutak Zrt., Infokommunikációs Igazgatóság
A dokumentumkezelés hazai és EU-s szabályozása
12:10-12:50 E-aláírás – hitelesítés, tanúsított rendszer
- Mit tekint hitelesnek a magyar és a nemzetközi környezet?
-
Hogyan valósítható meg az elektronikusan aláírt dokumentumok megőrzésénél és tárolásánál a hitelesség bizonyíthatósága?
- dokumentumok archiválása és a hitelesség megőrzése hosszú távon, a tanúsítványok élettartamán túl
- Mi a különbség a digitális aláírás és az elektronikus aláírás között? Milyen típusai vannak az aláírásoknak? Melyiket hol érdemes használni (vállalaton kívül/belül)
- Hogyan lehet aláírni és mit lehet elfogadni az új Ptk. alapján?
- Mik a Számviteli törvény és az E-aláírási törvény elvárásai a hitelesítésre vonatkozóan?
- Mennyiben más a hitelesség akkor ha:
- a rendszer maga tanúsított vagy
- a dokumentumokat egyenként hitelesítjük
- Mennyiben különbözik az elektronikus hitelesség, ha:
- eredetileg papíron állt elő a dokumentum
-
eredetileg elektronikusan állt elő a dokumentum?
- hiteles dokumentumok transzformációs lehetőségei: hiteles papír alapú iratból hiteles elektronikus irat és viszont
Előadó: Erdősi Péter Máté, Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatási szakértő
A SZEÜSZ-ök hatása a piaci szereplőkre
- Hol tart a SZEÜSZ-ök gyakorlati megvalósítása? Kit, mely piaci szereplőket érint az elektronikus kézbesítésszolgáltatásokra vonatkozó 83/2012-as szabályozás?
- Ki felel ennek megvalósításáért?
- Milyen követelményekkel?
- Mennyibe fog kerülni?
- Mennyiben alkalmazható a közszférában és azon kívül más piaci szereplők számára is a(z) Központosított Kormányzati Informatikai Rendszer kiterjesztésére vonatkozó elektronikus dokumentum tárolására vonatkozó SZEÜSZ? - tárolás, kapacitás és tárolás mikéntje, visszakereshetőség és archiválás
- A megvalósítás mely szakaszába ért a Hibrid projekt, amely a biztonságos kézbesítési csatorna kialakítását hívatott megvalósítani?
Előadói felkérés folyamatban
12:50-13:50 Ebédszünet
13:50-14:40 EU-s rendelet: az EIDAS körvonalazódó keretei
- Milyen szinten áll az elektronikus azonosításra, aláírásra és más bizalmi szolgáltatásokra vonatkozó EIDAS rendelet?
- Mikorra várható ennek hazai implementálása és ki fogja a folyamatot felügyelni?
- Mennyiben érinti a rendelet a hitelesítés szolgáltatókat?
- Milyen változások várhatók ennek kapcsán az e-aláírás és időbélyegzés használatának hazai gyakorlatában?
- Ki lehet az elektronikus dokumentumot aláíró személy?
- Melyek a rendelethez kapcsolódó egyéb bizalmi szolgáltatások?
- Kié a felelősség a bizalmi szolgáltatások használatából eredő kár esetén?
Előadó: dr. Csapodi Márton, Alelnök, Magyar Elektronikus Aláírás Szövetség
14:40-15:30 E-dokumentumok biztonsága – A minősített adatok védelme és az elektronikus információbiztonság
- A minősített adatok védelme (személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági feltételek)
- Az elektronikus információbiztonság helyzete
- Kiberbiztonság nemcsak kormányzati szempontból
- Mennyire elegendő információbiztonsági szempontból, ha csak belső géppel, megfelelő jogosultságokkal, kóddal védve, esetenként csak hozzáférhető, de nem módosítható a céges dokumentum?
- Információbiztonsági szempontból milyen mértékben szükséges figyelemmel lenni a megsemmisítés folyamatára? – papír alapú és elektronikus dokumentumoknál is
Előadó: Hegedűs Tamás, Elnökhelyettes, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzeti Biztonsági Felügyelet
és társelőadói felkérés folyamatban
15:30-16:00 Kávészünet
Gyorsuló munkafolyamatok – automatizált dokumentumkezelés
16:00-17:00 Hogyan lehet workflow-val támogatni az egyes munkafolyamatokat? - ESETTANULMÁNY
- Milyen üzleti folyamatokat támogatunk workflow-val? Példák bemutatása.
- Hogyan működtetjük a workflow-kat a folyamatpéldány elindításától a lezárásáig?
- Mennyire gyorsíthatóak a munkafolyamatok, növelhető a hatékonyság a workflow-k alkalmazásával?
- Mennyiben segíti a nyomonkövethetőséget, visszaellenőrzést, ha egy workflow alkalmazás naplózza is a folyamatot?
- Miként kivitelezhető a workflow-k bekapcsolása a vállalatirányítási rendszerekbe?
- Milyen mérhető eredménye van az egyre több vállalaton belüli workflow használatának? – dolgozói és vezetői visszajelzések
Előadó: Szebényi Zoltán, Szolgáltatási igazgató, MVMI Informatika Zrt.
17:00 A rendezvény első napjának zárása
2. nap
8:30 Regisztráció
8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről
A nap elnöke: Varga Ildikó, Szállítói és vevői elszámolások központvezető, Magyar Telekom Nyrt.
Az e-számla terjedése, terjedésének korlátai
9:00-9:50 E-számla – a NAV állásfoglalása a zárt archiváló rendszer kialakításáról
- Milyen változás történt 2013-ban az e-számlák szabályozásában?
- Mekkora hatást gyakorol az ÁFA törvényben történt változás a nyugták megőrzésére és elektronikus kiállítását tekintve?
- Mi a NAV állásfoglalása az e-számlázás tekintetében?
- Mi az ellenőrzési gyakorlata a NAV-nak az elektronikus számlák ellenőrzésénél? Milyen jellemző problémákat tárt fel eddig?
- Az elektronikus bizonylatokat, e-számlákat hogyan lehet megőrizni?
- Milyen egy hiteles zárt archiváló rendszer? Mit értünk pontosan zárt rendszer alatt? Milyen esetekben és hogyan használható a zárt archiváló rendszer?
- Van-e olyan példa, ahol már ellenőrizte a NAV és rendben találta a zárt rendszert?
- Milyen akadályozó tényezői vannak az elektronikus számlázás elterjedésének?
- Miért vagyunk lemaradva az EU átlaghoz képest?
Előadó: Czöndör Szabolcs, Főosztályvezető, KAIG Ellenőrzést Támogató Főosztály, Nemzeti Adó- és Vámhivatal
9:50-10:40 E-számla szabályozásának gyakorlati megközelítése
- Hogyan tudják rávenni az ügyfeleket arra, hogy az általunk kiállított e-számlát fogadják?
- Mit tudnak segíteni gyakorlati oldalról, akikkel kapcsolatban állnak, hogy tudják fogadni az általuk kiállított e-számlát? - mindkét oldalról kiállítani és fogadni?
- Miként kivitelezhető, hogy az e-számlák elektronikus kezelése, feldolgozása összekapcsolható legyen a dokumentumkezelő rendszerrel?
- Hogyan fog illeszkedni egy már meglévő jelenlegi rendszerbe, amikor e-mail-ben jön egy PDF formátumú, elektronikusan keletkezett számla?
- Miért döntöttek úgy egyes szolgáltatók, hogy nem a már meglévő, jól bejáratott felületen fogadja be a számlát, hanem saját felületen?
- Hogyan jut el az e-számla az ügyfélhez, nem zártkörű hálózatban? - e-mailben csatolmány, portálon keresztül önkiszolgálás / letöltés (EBP(P) - Electronic Bill Presentation (and Payment))
Előadó: Varga Ildikó, Szállítói és vevői elszámolások központvezető, Magyar Telekom Nyrt.
Az előadás az előadó által módosításra kerül
10:40-11:10 Kávészünet
11:10-12:00 Az elektronikus dokumentumkezelés hatályos rendszere (Polgári perrendtartás) a bírósági peres és nemperes eljárásokban és a várható tartalmi változások
- Hogyan harmonizálható a polgári perrendtartás megőrzési és a számviteli törvény közelmúltban változott szabályai?
- Mikor fog módosulni a polgári perrendtartás a papír alapú dokumentumok megőrzésére vonatkozóan?
- Mikor kerül összhangba az erre vonatkozó EU-s és magyar szabály?
- Mennyire elfogadott eljárás jelenleg, hogy közjegyző segítségével elektronikusan archiválhatják külső szolgáltatóval a már meglévő dokumentumokat?
- Milyen bizonyító erejű egy így hitelesíttetett dokumentum, ha az ezt követően peres szakaszba kerül egy eljárás során?
- Milyen nemzetközi példa, megoldás ismert a dokumentumok hitelesitésére vonatkozóan, ha továbbra is meg kell őrizni az eredeti példányt, akkor is ha az papíron állt elő?
Előadó: Dr. Horváth Zsolt, Csoportvezető bíró, Budapest Környéki Törvényszék Polgári, Közigazgatási-Munkaügyi Kollégium Polgári Elsőfokú Szakág
Archiválás és hatékony dokumentumtárolás
12:00-12:50 A dokumentumok tárolása, megőrzése (elektronikus dokumentumok és vagy papír alapú dokumentumok)
- Miért őrzik egyes vállalatok a papírt?
- Elektronikusan keletkező iratok archiválása
- Utólagos szkennelés
- Az elektronizálás előnyei, hátrányai (digitális másolatkészítés)
- Az irattárolás fizikai kiszervezése (előnyök, hátrányok)
- elvárások,
- előfeltételek
- minőségi szempontok
Előadó: Szántóné Nagy Andrea, Központi irattár vezető, Chinoin Zrt.
12:50-13:50 Ebédszünet
13:50-14:40 Archiválás, megőrzés kérdései a gyakorlatban - ESETTANULMÁNY
- Hogyan határolható el, hol különíthető el e-dokumentumkezelés és az elektronikus archiválás? Miként definiálható egyik és másik? – fogalmi tisztázás
- A folyamat mely részénél szükséges eldönteni, hogy mit kell learchiválni?
- Milyen leíró adatokat kell megadni, hogy gyorsan kereshetővé váljon archiválást követően?
- Mekkora kihívás elé állította a szolgáltatókat archiválási szempontból a számlákra vonatkozó törvényi változásoknak való megfelelés? (a megnövekedett file-méret, color nyomtatás, méretnövekedés, méretoptimalizáció)
- Milyen informatikai, tervezői és szervezői megoldások ismertek mindezek gyakorlati kivitelezésében programozói oldalról? - dokumentum előállításában: kezelés, színeknek való megfelelés
- Hogyan lehet elérni, hogy a dolgozók a lehető legkevesebb időt töltsék archiválással?
- Hogyan lehet hatékonyságnövelést elérni Back Office részen?
Előadó: Orosz Zsuzsanna, SAP Iroda Csoportvezető Informatikai Osztály, Fővárosi Vízművek Zrt.
14:40-15:30 Tárolás, megőrzési policy-k – megsemmisítés
- Milyen típusú dokumentumokat, mennyi ideig kell megőrizni? - egyes hatóságok megkeresési gyakorlata és a " multi-business" vállalatok kihívásai
- Milyen a jó vállalati megőrzési szabályzat? - folyamatjellegű gyakorlati kérdések: összeállítás, kihirdetés, oktatás, ellenőrzés, módosítás
- Mekkora változást jelent az iratok megőrzésére vonatkozó szabályozás változása? A megőrzés megkezdésének ideje - " early sensing " és compliance feladatok
- Miként kivitelezhető a megőrzés reprodukálhatósága, a változásmentes megőrzés?
- Milyen módon és hogyan kell megsemmisíteni az elektronikus dokumentumokat a tárolási idő lejártát követően?
Előadó: dr. Paróczi Péter, Vezető jogtanácsos, Samsung Electronics Magyar Zrt.
15:30-16:00 Kávészünet
A felhőben történő tárolás, mint az egyik jövőbe vezető út…
16:00-17:00 Felhőszolgáltatások és a dokumentumkezelés összefüggései – Előadás és kerekasztal-beszélgetés
Felvezető előadás:
- A felhő alapú szolgáltatások, speciális szempontok, rövid bevezetés
- Melyek a többletkockázatok felhő alapú szolgáltatásbérlésre vonatkozó szerződések esetén?
-
Mely kérdéseket indokolt részletesen szabályozni a szerződésben?
- keretrendszer; transzparencia
- biztonsági kérdések
- szolgáltatás meghatározása
- speciális kérdések
Kerekasztal-beszélgetés:
- Milyen biztonsági és bizalmi kérdéseket vet fel a felhőben történő tárolás? (felhő szolgáltatás akkreditálása az EU-val – bizalomépités)
- Miként oldható meg informatikai szempontból a felhőszolgáltatás működtetése, ha nincs internet?
- Miért kezelik fenntartásokkal a vállalatok digitalizált dokumentumok felhőben tárolását, holott a levelező rendszerüket többnyire kiteszik felhőbe?
- Mennyiben meghatározó, hogy hol van a felhő? – Magyarországon, EU-ban, EU-n kívül
- Mennyire szubjektiv döntés a Cloudos technológia alkalmazása?
- Milyen adatvédelmi és adatbiztonsági kérdéseket vet fel, ha az adatok fizikailag nem a cégnél vannak tárolva, hanem felhőben?
- Mire ügyeljünk a felhőszolgáltatások szerződéseinél?
Előadó és a kerekasztal-beszélgetés moderátora: dr. Kiss Attila Balázs, IT jogtanácsos, OTP Bank Nyrt.
A kerekasztal-beszélgetés résztvevői a nap előadói
17:00 A rendezvény zárása
Együttműködő partnereink:
Részletek
Rendezvény kezdete: | 2014. szeptember 09. 9:00 |
Rendezvény vége: | 2014. szeptember 10. 17:00 |
Részvételi díj | 249.000 HUF+ÁFA |
Early bird határidő | 2014. július 25. |
Csoportos kedvezmény
Résztvevők száma | Részvételi díj/fő( HUF+ÁFA) |
---|---|
1 | 249,000.00 |
2 | 236,550.00 |
3 | 224,100.00 |